新公司如何建立食品安全管理體系？食干家經(jīng)驗之談

前言

企業(yè)建立體系不僅可以規范基礎管理，還可以增強客戶(hù)信任，贏(yíng)得市場(chǎng)機會(huì )。不管企業(yè)規模大小，建立體系是很普遍的事情。作為食品企業(yè)或食品相關(guān)企業(yè)，主要建立的是食品安全管理體系，像ISO22000、HACCP、FSSC22000、BRC、IFS、SQF等等。這些體系的建立過(guò)程都大同小異，但對于很多體系新手來(lái)說(shuō)，可能不太熟悉如何在公司內策劃導入體系，為此，本文就建立體系的全過(guò)程進(jìn)行分析。

第一步，準備工作

1.思想準備：統一思想，將公司建立體系的決策和要求通過(guò)啟動(dòng)會(huì )傳達至各階層；

2.組織準備：成立貫標小組，負責體系策劃、文件編寫(xiě)、運行檢查和組織審核活動(dòng)；

3.能力準備：對主要的中高層人員進(jìn)行標準培訓，充分理解標準和掌握體系策劃方法；必要時(shí)，可以選擇咨詢(xún)顧問(wèn)參與；

4.計劃準備：項目組長(cháng)負責制定《貫標推行計劃》，周期一般4~6個(gè)月；

第二步，現狀調查和差異分析

任何企業(yè)都具備一定的體系基礎，只不過(guò)各企業(yè)的基礎情況差異很大，且與體系標準存在一定的差距，需要先行分析，確定需要完善的內容，為后續的體系策劃明確重點(diǎn)。企業(yè)一般不具備診斷的能力，可以委托外部機構老師進(jìn)行診斷。對企業(yè)管理現狀的調查，主要包括硬件和軟件，具體包括如下內容：

1.硬件設施方面：現場(chǎng)檢查，對車(chē)間布局、基礎設施、現場(chǎng)管理、設備設施、檢測能力、倉儲條件、蟲(chóng)害控制、異物控制等進(jìn)行診斷，提出需要改善的地方；

2.合規性資料方面：確認生產(chǎn)許可范圍、產(chǎn)品標簽、配方管理、人員健康證、人員資質(zhì)、產(chǎn)品檢驗、水質(zhì)檢測、車(chē)間潔凈度驗證等資料是否符合法規要求；

3.管理過(guò)程方面：識別公司現行的管理流程，如員工培訓流程、文件管理流程、供應商管理及采購流程、開(kāi)發(fā)流程、生產(chǎn)流程、品控流程、生產(chǎn)計劃流程、工藝管理流程、客訴及退貨流程、不良品處理流程、召回流程等，分析這些流程是否建立相關(guān)文件和記錄，建立的文件是否符合標準和法規的要求；

4.技術(shù)性資料方面：如配方、技術(shù)文件、原料和產(chǎn)品驗收標準、工藝規程、檢驗規程、設備操作規程等是否建立充分；

5.前提方案和良好衛生規范方面：如設備維護、清潔消毒、異物控制、食品防護、預防欺詐、過(guò)敏原管理、追溯系統等是否建立了相關(guān)的制度和記錄；

6.危害分析和控制計劃方面：是否進(jìn)行了危害分析，是否建立了HACCP計劃和OPRP計劃。

通過(guò)全面診斷，貫標小組編制《差異性分析報告》，并向全公司進(jìn)行通報。

第三步，體系策劃

1.硬件方面，需要根據《差異性分析報告》進(jìn)行改善，貫標小組制定改善計劃，確定責任人和完成日期。硬件整改可能需要花費較長(cháng)時(shí)間，所以應及早準備。

2.軟件方面：整理、分類(lèi)和提煉（包括職能分析），繪制管理模式圖，確定組織結構和管理職責，編制職能分配表，建立過(guò)程清單，并繪制過(guò)程流程圖，確定每個(gè)過(guò)程需要建立的文件和記錄，形成《體系文件清單》，貫標小組制定文件編寫(xiě)和修改計劃；

第四步：文件編寫(xiě)、評審

1.貫標小組制定文件編寫(xiě)和修改計劃，將編寫(xiě)任務(wù)進(jìn)行分配；

2.確定文件范本，體系文件較多，每一份都從頭開(kāi)始編寫(xiě)是比較困難的，可以找一套與行業(yè)接近的體系文件參考著(zhù)編寫(xiě)。

3.盡管有了體系文件范式，但絕不能照搬照抄，需要結合企業(yè)實(shí)際進(jìn)行編制。這一步需要花費大量的時(shí)間。每個(gè)過(guò)程的文件，最好由過(guò)程主導部門(mén)負責編寫(xiě)，并盡量聽(tīng)取執行層的意見(jiàn)，切勿所有文件由體系專(zhuān)員一人代寫(xiě)，這樣寫(xiě)出來(lái)的文件質(zhì)量不高的。

4.貫標小組可以成立評審小組，對每一份寫(xiě)好的文件，都需要評審。文件評審要抓住幾個(gè)重點(diǎn)，一是文件應符合體系標準、法規及客戶(hù)要求；二是文件應符合實(shí)際操作；三是文件盡量簡(jiǎn)潔明了，不能過(guò)于繁雜，也不能自相矛盾和重復；

5.經(jīng)過(guò)評審的文件，由體系專(zhuān)員負責進(jìn)行匯編，統一格式，并進(jìn)行編號，打印、蓋試運行受控章。

第五步：文件發(fā)行和試運行

1.貫標小組召開(kāi)文件發(fā)行宣貫大會(huì )，根據過(guò)程職責，發(fā)放各部門(mén)所需的文件，保留發(fā)行記錄。

2.貫標小組應組織各部門(mén)學(xué)習崗位相關(guān)的體系文件，確保各執行層都理解文件要求；

3.試運行一般為1~2個(gè)月，在試運行期間，各執行層可以就文件適宜性提出修改，這一步很有必要，因為試運行版本的文件多少存在不足，經(jīng)過(guò)這一步的完善，可以大大提供文件的適用性。

4.試運行期間，貫標小組應對各執行層進(jìn)行指導，并對執行情況進(jìn)行檢查，及時(shí)糾偏，改正習慣，引導大家對文件的重視，梳理制度至上的觀(guān)念。

第六步，正式運行

試運行結束后，文件正式審定、批準生效，蓋正式發(fā)行受控章。

第七步，組織內部審核

1.經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的試運行，一般在文件發(fā)行后的第3個(gè)月，可以組織實(shí)施內部審核；

2.實(shí)施內審前，需要確定并培養內審員，掌握體系審核的方法。

3.貫標小組或體系負責人制定審核計劃，并按計劃實(shí)施審核活動(dòng)；審核過(guò)程應嚴肅認真對待，對發(fā)現的問(wèn)題，可以是文件方面的問(wèn)題，也可以是執行方面的問(wèn)題，都應及時(shí)改正。

第八步，組織管理評審

1.內審結束后，由最高管理者（一般是總經(jīng)理）組織管理評審。

2.管理評審過(guò)程也可能會(huì )對體系提出改進(jìn)的地方，根據評審結果進(jìn)行修改。

第九步，認證審核

1.管理評審結束后，如果體系運行較為成熟，可以向認證機構提出認證申請；

2.認證審核前，企業(yè)可以安排多一次的預評審，再次對體系進(jìn)行檢查和完善；

3.認證審核一般分為兩個(gè)階段，第一階段主要確認企業(yè)體系策劃的完整性、合規性資料的完備性以及硬件設施的符合性；一階段提出的不符合項應按照認證機構的要求及時(shí)整改；整改完成后安排第二階段審核。第二階段是對體系全過(guò)程、全項目的審核，審核結果會(huì )影響是否予以頒發(fā)證書(shū)。第二階段不符合項按要求整改后，一般1個(gè)月可以取得證書(shū)。

第十步，體系維護

1.證書(shū)一般三年有效，每年要接受認證機構的監督審核；三年到期換證審核。

2.取得證書(shū)后，企業(yè)要保持體系正常運行，不能說(shuō)拿了證，體系又扔在一邊不管了。前期體系專(zhuān)員可以多去檢查和指導，也可以在各部門(mén)中委任一名ISO專(zhuān)員，負責本部門(mén)體系運行的監管。

3.很多企業(yè)不善于體系維護，等監督審核時(shí)，又臨時(shí)抱佛腳去準備資料，這樣的體系是不可能產(chǎn)生價(jià)值的。

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